Slik blir konferansen en suksess

Disse fem punktene må på plass, dersom du skal få en god konferanse.

Konferanser, møter og kurs er uhyre viktige tiltak for bedrifter, enten man ønsker å bygge kompetanse, avdekke muligheter og utfordringer for sin bedrift, skape samhold eller opprette kontakter. Ideelt sett dekker man alt på én gang! Samtidig er det mye man må tenke på og få på plass, for at man skal få mest mulig ut av slike arrangementer. 

I dag foregår stadig flere møter digitalt, men det betyr ikke at møteplasser i «den virkelige verden» er mindre viktig. Tvert imot er det viktigere enn noen gang at møter ansikt-til-ansikt holder høy kvalitet, fra første stund. Når vi endelig kan møtes for å snakke, lytte, diskutere og vise hverandre, skal ikke de fysiske forutsetningene legge begrensninger, men hjelpe oss å få mest mulig ut av sammenkomsten. 

Vi har samlet noen punkter som er viktige å ha i bakhodet når man planlegger en konferanse.

1. Planlegging og kartlegging

God planlegging og kartlegging er essensielt for gjennomføringen av konferansen, og spiller inn på alle de andre punktene vi trekker frem her. Dette er helt essensielt for at arrangementet skal bli en suksess. 

Hva slags behov og ønsker har dere, og hvilke behov og ønsker har deltakerne? Hva er målet med arrangementet, og hvordan skal man komme dit? Skal man velge en tradisjonell form, eller tenke nytt? Slike ting er ikke alltid så lett å fastslå selv, og det kan være godt med innspill utenfra.

Dersom dere er usikre på akkurat hva dere ønsker og trenger, kan vi bistå. Vi har dedikerte rådgivere som hjelper dere med å kartlegge behov og ønsker, og skreddersy akkurat den løsningen som får møtet, kurset eller konferansen til å bli best mulig, slik at dere får maksimalt ut av tiden sammen. Dere får konsentrere dere om innholdet, mens vi lager de perfekte rammene. 

Samtidig er det slik at uansett hvor godt man har planlagt arrangementet, og forsøkt å forberede seg på alle eventualiteter, kan uforutsette ting oppstå. Våre ansatte er initiativrike og kreative, og har fullt fokus på tilrettelegging for dere. De tar utfordringer på strak arm, og finner løsninger der mange andre bare ville sett problemer. 

2. Innhold

Noen ganger møtes man for å ta tak i et konkret felt eller problemstilling, for eksempel i form av opplæring av et nytt system. Andre ganger møtes man først og fremst for å møtes. Sistnevnte kan for eksempel være i forbindelse med en onboarding, ved nyansettelser eller i forbindelse med et samarbeid mellom avdelinger eller bedrifter. 

Uansett er det viktig at formålet med å møtes er tydelig og konkret. Også for deltakerne, som skal vite hva man går til.  

3. Markedsføring

Selv tidenes best gjennomførte konferanse er meningsløs uten deltakere, det sier seg selv. Uansett om det er et arrangement internt i bedriften eller involverer eksterne deltakere, må man sørge for at folk vet om det – ikke bare når det skjer, men også hva som skjer, slik at deltakerne er godt forberedt. 

Også her er kartlegging et stikkord: Hvem skal delta, og hvordan når man dem? Når man skal arrangere et event er det viktig å ha i bakhodet at det handler ikke bare om hva som skjer underveis i eventet, men også før og etter. Dette kommer vi tilbake til.

4. Balanse mellom faglig og sosialt

Det faglige er naturlig nok hovedfokus på de fleste konferanser og møter. Men det er også viktig å sørge for en god balanse mellom det faglige og sosiale. Et arrangement hvor man pakker inn mest mulig faglig, og så går hvert til sitt, er ikke ideelt. Alle trenger en liten pustepause og litt sosialt samvær. Da får man mer ut av det faglige, i tillegg til at deltakerne får knyttet sosiale bånd. 

5. Etter konferansen

En godt gjennomført konferanse handler om mer enn bare de dagene arrangementet pågår. Her skal dere formidle godt faglig innhold som også har en levetid etter at konferansen er vel overstått. Dette er det viktig å tenke på underveis. Ved å sørge for at man får dokumentert konferansen ved hjelp av foto og video av høy kvalitet, får konferansen en merverdi. Da kan man bruke materiale i opplæringsøyemed, friske opp kunnskapen fra konferansen senere, og bruke det man lærte når man i fremtiden arrangerer nye konferanser. Og det er selvfølgelig fint å ha minner fra det sosiale aspektet ved sammenkomsten også!

I tillegg er godt foto- og videoinnhold perfekt å bruke til markedsføring av neste års konferanse, og egner seg også utrolig godt til bruk i interne kanaler. Var det noen som sa employer branding? 

Den perfekte rammen

Jobber man bevisst og godt med disse fem punktene, legger man et veldig godt grunnlag for en god konferanse, kurs eller møte. Hos X Meeting Point bistår vi gjerne med planlegging, og tar oss av alle små og store detaljer underveis. En vellykket konferanse handler om så utrolig mye mer enn bare antall kvadratmeter og stoler. Det er et utall av ting å tenke på. Heldigvis tar vi oss av alt i bakgrunnen. Gode konferanselokaler og stor grad av fleksibilitet sikrer at dere får mest mulig ut av deres konferanser og samlinger. 

Uansett om dere er fem eller fem hundre deltakere, vil våre konferanseløsninger dekke behovene. Dette vil naturligvis bety at møterommene skal være av hensiktsmessig størrelse, at tekniske løsninger skal holde forventet høy standard, og at det ikke finnes logistiske utfordringer. Her leverer X Meeting Point på alle punkter. 

For det er jo slik at ingen konferanser eller møtesammenkomster er like. Noen ganger vil man samle alle i ett rom, andre ganger trenger man å fordele seg på forskjellige møte- og konferanserom. Eller man har deler av gruppen fysisk til stede, mens andre deltar digitalt. Og noen ganger er innholdet rent faglig, mens man andre ganger også satser på teambuilding og sosialt samvær. Vi står uansett rustet til å hjelpe dere å få mest mulig ut av opplegget, uansett hva det innebærer. 

Dekker alle størrelser

Her hos X Meeting Point har vi flere konferansesaler i ulik størrelse, to store haller samt en rekke mindre møte- og grupperom. Kort fortalt har vi alt fra møterom for rundt ti personer, til multifunksjonsrom for mindre grupper fra 14 til 54 mennesker, større funksjonsrom som kan romme opptil 200 mennesker, til en 7500 kvadratmeter stor kongresshall, og en fleksibel sal med takhøyde på 23 meter. Slik finner vi passende sammensetning av møterom og lokaler, som ikke føles trange, men samtidig intime og nære. 

Hjertet i konferansesenteret

Og så må vi ikke glemme Catwalk, selve hjertet i konferansesenteret, som har mange forskjellige bruksområder. På dagtid fungerer Catwalk som et rekreasjonsområde hvor gjestene våre kan spille biljard, putte golf, nettverke med andre gjester eller bare slappe av. På ettermiddagen er Catwalk et perfekt sted å gjennomføre lavterskel teambuilding eller arrangere en hyggelig after work. Når kvelden siger på, kan Catwalk gjøres om til et nydelig, utradisjonelt lokale. LED-lys som kan endres til nesten hvilken som helst farge etter smak og behag, gjør det effektivt og enkelt å skape stemningen man er ute etter og sette sitt eget preg på lokalet. Her kan man sette sammen alt fra små og intime middager til store prisutdelinger, og alt imellom. 

Hever arrangementet

X Meeting Point har arrangert utallige aktiviteter, både med og uten samarbeidspartnere. Med vår lange og brede erfaring vet vi hvordan vi hever verdien av arrangementet deres, ikke minst ved å krydre med gøyale og spennende aktiviteter, som også bidrar til teambygging i gruppen deres. For eksempel Fun and Games, hvor dere velger fra en liste med 20 aktiviteter, som får fart på både konkurranseinstinktet og samholdet, og sprer smil og glede. Eller hva med et Olabilløp, eller en Cocktail bootcamp? Mulighetene er mange, og vi finner sammen ut hva som passer best for dere. 

Fantastisk beliggenhet og overnatting

Beliggenheten er et annet av våre mange fortrinn når det kommer til konferanselokaler. Vi ligger midt mellom Oslo og Gardermoen, noe som sikrer enkel tilgang uansett om møtedeltakerne ankommer fra hovedstaden eller andre deler av landet. Og når en lang og innholdsrik dag fylt med faglig innhold og sosialt samvær går mot slutten, er det godt å kunne trekke seg tilbake og nyte roen og freden på et behagelig hotellrom. I tilhørighet til X Meeting Point har vi et fantastisk hotell ved navn X Hotel. Designhotellet har 436 spesialdesignede rom med det du trenger på jobbreise: En deilig seng, stor TV, høyt servicenivå og deilig mat og drikke til en rimelig penge. Superrask wi-fi i hele hotellet tar vi som en selvfølge. 

Og dersom du skulle føle behovet for mer sosialt samvær etter en stille stund på rommet, er det alltid liv og røre i vår energiske lobby. 

Hele pakken

For å oppsummere kort: X Meeting Point er ditt soleklare valg når det kommer til konferanse, møter, events og andre samlinger og arrangementer. Fra beliggenhet til lokaler, aktiviteter og tekniske løsninger, til mat og overnatting – her er alt gjennomtenkt. Vi leverer hele pakken, så dere kan konsentrere dere om det dere gjør best – uansett hvilket felt eller område det er. 

Med struktur og pålitelige rammer på plass, er det lettere å være både effektive og mer kreative, slik at vi får mest mulig ut av tiden vi har sammen. Det gjelder uansett om man samles for faglige eller sosiale grunner. Forskjellige typer konferanser, events, møter og sammenkomster krever forskjellige løsninger. Vi er rustet til å håndtere alt, slik at dere får mest mulig ut av den dyrebare tiden sammen.